Çarşamba günü grup başkanı bizi yeni bir dosya formatını görüşmek için toplantıya çağırdı. Küçük toplantı odasında olacağımızdan yer kapmak için aceleyle yol koyulduk. Sonradan gelen üç kişi de diğer bürolardan sandalyeler getirince herkes oturabildi ve toplantıya başladık. Yani başlamak istemiştik ama yeni bir problem çıktı. Başkan toplantıya kalemsiz gelmiş. Birisinden kalem istedi ama herkesin sadece birer kalemi vardı ve bu durumda başkana klemi veren kalemsiz kalacaktı. O kadar mühendis, matematikçi ve bilgisayar uzmanının olduğu bir ortamda hemen ümitsizliğe kapılıp toplantıyı ertelemek düşünülemezdi tabii ki.
Aklımıza gelen lk çözüm tabii ki kalemi olanlardan birinin eğer yazacak bir şeyi yoksa elindeki kalemi kalemi olmayan kişiye vemesiydi. Bu işlemi yeterince hızlı ve sık yapabilirsek herkesin hemen hemen her zaman kalemi olacaktı. Önce kalem verme işlemini her yirmi milisaniyede bir yapılmasını düşündük ama daha sonra bunun çok abartı bir süre olduğu sonucuna ulaştık ve her elli milisaniyede bir kalem vermeye karar verdik.
Toplantı düşündüğümüzden de iyi gitti. Tek sorunlar çıktı elbette. Kalemi olmayan kişiyi takip etmek ve kimin kalemini vereceğine karar vermek arada zaman alabiliyordu. Bu nedenle bir sonraki toplantı için yöntemi daha da basitleştirmeye karar verdik. Ayrıca bu kadar kaleme de ihtiyaç olmadığını fark ettik. Sadece bir kalemle problemi çok kolay çözebiliyorduk.
Herkese bir sıra numarası verilir. Toplantı başladığında kalem ilk sıra numaralı kişiye verilir. Kalemi alan kişi elli milisaniye boyunca bu kalemle istediğini yapar. Eğer yapacak bir şeyi yoksa ya da yapacağı iş, süre dolmadan biterse daha beklemeden kalemi bir sonraki elemana verir. Süre dolunca kalem bir sonraki arkadaşa iletilir. Bu adımlar toplantı sonuna kadar tekrarlanır.
Toplantı sonunda hem yeni dosya formatımıza hem de şirketi büyük kalem masraflarından kurtaracak bir çözüme sahiptik. Patron tatilden döner dönmez bu fikri kendisine anlatmaya karar verdik ve bir verimli toplantı daha yapmış olmanın mutluluğuyla büromuza döndük.
Herkese bir sıra numarası verilir. Toplantı başladığında kalem ilk sıra numaralı kişiye verilir. Kalemi alan kişi elli milisaniye boyunca bu kalemle istediğini yapar. Eğer yapacak bir şeyi yoksa ya da yapacağı iş, süre dolmadan biterse daha beklemeden kalemi bir sonraki elemana verir. Süre dolunca kalem bir sonraki arkadaşa iletilir. Bu adımlar toplantı sonuna kadar tekrarlanır.
Toplantı sonunda hem yeni dosya formatımıza hem de şirketi büyük kalem masraflarından kurtaracak bir çözüme sahiptik. Patron tatilden döner dönmez bu fikri kendisine anlatmaya karar verdik ve bir verimli toplantı daha yapmış olmanın mutluluğuyla büromuza döndük.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder